Journal · Messe-Wissen
Messehostessen buchen: Die Checkliste für Ihren Messeauftritt
Ein Messestand ist nur so stark wie die Menschen, die ihn tragen. Mit dieser Checkliste planen Sie Ihre Faces Schritt für Schritt – von der ersten Idee bis zum Feedback nach dem letzten Messetag.
4. Oktober 2026 · 7 Min. Lesezeit · Lunéve Agency
1. Früh planen – und kurzfristig trotzdem möglich
Zu großen Messen wie der BAU in München, der boot in Düsseldorf, der gamescom oder der FIBO in Köln sind erfahrene Faces früh gefragt. Wer zwei bis drei Monate vorher anfragt, hat die größte Auswahl und genug Zeit für Briefing und Outfits.
Kurzfristig ist aber kein Problem: Passende Profile erhalten Sie bei uns innerhalb von 24 Stunden – und Sie entscheiden selbst, wer Ihre Marke vertritt.
2. Das Ziel des Auftritts festlegen
Bevor es um Anzahl und Profile geht, lohnt sich eine einfache Frage: Was soll am Ende der Messe stehen? Neue Leads, Termine mit Bestandskund:innen, Sichtbarkeit für einen Produktlaunch oder möglichst viele Verkostungen?
Das Ziel bestimmt, welche Stärken Ihre Faces mitbringen sollten: aktive Ansprache im Gang, ruhige Betreuung am Infopoint oder sichere Beratung in mehreren Sprachen.
3. Wie viele Faces brauchen Sie?
Darauf gibt es keine Pauschalantwort – es kann ein Face sein, es können aber auch dreißig sein. Entscheidend sind die Messe selbst, was Sie vor Ort präsentieren, wie groß Ihr Stand ist und welche Bereiche es gibt:
- Infopoint und Empfang – Gäste begrüßen, informieren, Leads erfassen.
- VIP-Bereich – persönliche Betreuung Ihrer wichtigsten Gäste.
- Bar oder Lounge – Getränke und Snacks durch Service-Faces.
- Tische mit Bedienung – Gäste werden am Platz bewirtet.
- Küche – Vorbereitung, Anrichten und Spülen hinter den Kulissen.
- Beratung – Produktgespräche und Vorführungen.
Dazu kommen oft Positionen über die Hostessen hinaus: Moderation für Bühne und Talks, Promotion für Sampling und Aktionen, Walking Acts als Hingucker im Gang oder Modelhostessen für die Inszenierung Ihrer Produkte.
Sie sind unsicher, wie viele Faces Ihr Stand braucht? Fragen Sie uns einfach – wir beraten Sie gern und schlagen eine passende Besetzung vor.
Gute Faces eröffnen Gespräche – und geben sie gezielt an Ihre Fachleute weiter.
4. Die Aufgaben am Stand verteilen
Am Messestand greifen viele Aufgaben ineinander. Diese Faces werden dafür am häufigsten gebucht:
- Messehostessen – Besucheransprache, Infopoint und Lead-Erfassung.
- VIP-Hostessen – Betreuung von Ehrengästen und Lounge.
- Modelhostessen – Ausstrahlung und Produktinszenierung, auch im Gespräch souverän.
- Service-Faces – Bar, Lounge und Tischservice, auf Wunsch auch in der Standküche.
- Promoter:innen – Beratung, Sampling und Produktvorführung.
- Moderator:innen und Walking Acts – Bühnenprogramm und Aufmerksamkeit im Gang.
- Eventhelfer:innen – Unterstützung beim Auf- und Abbau oder als Runner vor Ort, etwa wenn aus einem Lager laufend Bestand nachgefüllt werden muss.
- Chef-Hostess oder Teamleitung – koordiniert bei größeren Ständen alle Faces vor Ort.
Einen Überblick über alle Profile finden Sie bei unserer Hostess Agentur.
5. Sprachen und Fachwissen
Deutsch und Englisch sind bei unseren Einsätzen in Deutschland Standard – es sei denn, Sie sagen uns ausdrücklich, dass eine der beiden Sprachen weniger wichtig ist. Darüber hinaus sind in unserer Kartei über 33 Sprachen vertreten. Wir achten darauf, dass die Sprachen Ihrer Besucher:innen am Stand gut abgedeckt sind – für ein reibungsloses Match zwischen Ihren Gästen und Ihren Faces.
Bei erklärungsbedürftigen Produkten hilft ein kurzes Produkttraining vor Messebeginn. So führen Ihre Faces Erstgespräche souverän und geben Fachfragen gezielt an Ihre Expert:innen am Stand weiter.
6. Outfit und einheitlicher Auftritt
Ihre Faces sollen mit Ihnen als eine Einheit auftreten – und nicht auf den ersten Blick als gebuchte Hostessen auffallen. Für das Outfit gibt es mehrere Wege:
- Business-Kleidung aus eigenem Bestand – klassisch und elegant.
- Business Casual – etwas lockerer, passend zu vielen Marken.
- Gestellte Outfits – Ihre Markenkleidung, die Sie bereitstellen.
- Ein gemeinsamer Look – auf Wunsch kreieren wir ihn zusammen mit Ihnen.
Übrigens: Kurze, enge Kleider und High Heels sind schon lange kein Muss mehr. Bei manchen Events und Messen gehören sie dazu – etwa bei Modelhostessen –, ansonsten zählt ein stilvoller Look, der den ganzen Tag oder mehrere Messetage bequem durchhält. Klären Sie früh, was getragen wird, inklusive Schuhen und Accessoires.
7. Briefing und Ansprechperson vor Ort
Bei jedem Einsatz wählen wir aus den Faces vor Ort eine Person als Projektleitung. Sie gibt uns regelmäßig Updates und schaut zwischendurch, ob alles in Ordnung ist. Ist ausdrücklich eine Chef-Hostess oder Teamleitung gebucht, übernimmt sie diese Rolle – als Schnittstelle zu Ihnen, für die Kommunikation und die Organisation vor Ort.
Für die Lead-Erfassung nutzen Sie Ihre eigene App oder Ihren Scanner. Auf Wunsch stellen wir auch unser eigenes Lead-System bereit – und geben Ihnen danach Einblick in alle erfassten Anfragen.
Ein gutes Briefing ist der größte Hebel für einen gelungenen Messetag. Diese Punkte sollten darin nicht fehlen:
Checkliste für Ihr Briefing
- Ansprechperson am Stand mit Telefonnummer
- Projektleitung unter den Faces – oder die gebuchte Chef-Hostess bzw. Teamleitung
- Halle, Standnummer und der beste Eingang
- Einsatzzeiten, Treffpunkt und Pausenregelung
- Ziel und Kernbotschaften des Auftritts
- Bereiche am Stand: Infopoint, Bar, Tische, Küche, Beratung
- Die wichtigsten Produkte in wenigen Sätzen
- Lead-Erfassung: Ihre App, Ihr Scanner oder unser eigenes Lead-System
- Outfit, Garderobe und Verpflegung
- Ausstellerausweise, Anreise und Lager für Nachschub
8. Pausen clever planen
Messetage sind lang, Pausen gehören dazu. Wir orientieren uns an den gesetzlichen Pausenzeiten und stimmen sie vor Ort ab: Jede Person entscheidet selbst, ob sie zum Beispiel eine Stunde am Stück nimmt oder die Pause auf 30 oder 45 Minuten aufteilt. Wichtig ist, dass zu Stoßzeiten immer jemand am Stand ist – abgestimmt mit Ihrer Standleitung oder Ansprechperson und gegebenenfalls der Chef-Hostess oder Teamleitung.
9. Während der Messe: Sprechen Sie mit uns
Nur sprechenden Menschen kann geholfen werden. Geben Sie uns während des Einsatzes Bescheid, wenn etwas ist: ob wir Faces nachbesetzen sollen, ob zusätzlicher Bedarf entsteht oder ob sich Themen ergeben, die wir ansprechen sollten. Nur wenn wir davon wissen, können wir reagieren.
10. Nach der Messe
Nach dem Einsatz geben unsere Faces ein Feedback ab: Welche Fragen kamen oft, welche Produkte haben besonders interessiert, wo gab es Engpässe? Gleichzeitig fragen wir auch bei Ihnen nach, wie Sie den Auftritt erlebt haben. So wird jeder Messeauftritt besser als der letzte. Den nächsten Termin finden Sie in unserem Messekalender.
Häufige Fragen
Kurz beantwortet
Wie viele Faces brauche ich für meinen Messestand?
Das hängt von der Messe, der Standgröße und den Bereichen ab – etwa Infopoint, Bar, Tischservice, Küche oder Beratung. Es kann ein Face sein oder auch dreißig. Wenn Sie unsicher sind, beraten wir Sie gern und schlagen eine passende Besetzung vor.
Wie früh sollte ich Messehostessen buchen?
Für große Leitmessen empfehlen wir zwei bis drei Monate Vorlauf. Kurzfristige Anfragen sind trotzdem kein Problem – passende Profile erhalten Sie innerhalb von 24 Stunden.
Welche Sprachen sprechen die Faces?
Deutsch und Englisch sind Standard. Darüber hinaus sind in unserer Kartei über 33 Sprachen vertreten – wir achten darauf, dass die Sprachen Ihrer Besucher:innen am Stand abgedeckt sind.
Können Sie die Lead-Erfassung übernehmen?
Ja. Auf Wunsch stellen wir unser eigenes Lead-System bereit. Nach der Messe erhalten Sie Einblick in alle erfassten Anfragen.
Wer ist vor Ort mein Ansprechpartner?
Bei jedem Einsatz benennen wir eine Person unter den Faces als Projektleitung. Ist eine Chef-Hostess oder Teamleitung gebucht, übernimmt sie diese Rolle. Während des Einsatzes erreichen Sie außerdem jederzeit uns.
Was passiert, wenn ein Face kurzfristig ausfällt?
Dann organisieren wir adäquaten Ersatz – darum müssen Sie sich nicht kümmern.
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